معرفی نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز جهان گستر پارس

نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز جهان گستر پارس که با نام IO control شناخته می‌شود و در چهار نسخه (Basic, Standard, Professional, Ultimate & WEB) عرضه می‌‌شوند. این نرم افزار به طور کلی به چند بخش تقسیم می‌شود، قسمتی برای ورود اطلاعات اولیه سازمان است مانند اسم شرکت، گروه بندی، افراد، شیفت و غیره. قسمت دیگری از نرم افزار قسمت ارتباط با دستگاه‌های جهان گستر و ارسال بخشی از آن اطلاعات اولیه به دستگاه است. این بخش‌ها در تصویر قابل مشاهده است که در ادامه به شرح آن‌ها خواهیم پرداخت.

اطلاعات پایه

منوی اطلاعات پایه شامل زیر منوهای شرکت، گروه‌ها، شیفت‌ها و سرویس می‌باشد. در ادامه به بررسی کلیات این زیر منوها می‌پردازیم. در بخش اطلاعات پایه کاربران با زیر منوهای شرکت ، گروه‌ها، شیفت‌ها و سرویس  کار می‌کنند که در ادامه به آنها پرداخته می‌شود.

شرکت

در این بخش علاوه بر نام سازمانی که از نرم افزار بهره برداری می‌کند باید کد سازمان که توسط واحد استقرار شرکت به هر مشتری اختصاص می‌یابد در این بخش وارد شود.

گروه‌ها

در قسمت گروه‌ها در هر سازمان، دپارتمان‌هایی که در ساختار سازمانی تعریف شده‌اند و یا گروه‌های کاری که در هر مجموعه فعالیت دارند و لازم است برای آنها گزارش‌گیری بصورت مجزا انجام گیرد را می‌توان تعریف کرد. لازم به ذکر است در این بخش الزامی وجود ندارد که ساختاری سازمانی پیداسازی شود و گروه‌ها را می‌توان با توجه به نیاز مندی‌هایی که در هر سازمان وجود دارد و با توجه به شباهت شیفت‌ها و ساعات کاری تعریف نمود. لازم به ذکر است در گزارش گیری از نرم افزار می‌توان از هر گروه بصورت مجزا گزارش گیری نمود لذا تعریف  گروه‌ها در نرم افزار باید با دقت بالا و بصورتی صورت گیرد که کاربری نرم افزار را تسهیل نماید.

افراد

بعد از ورود اطلاعات سازمان و گروه بندی نوبت به وارد کردن اطلاعات افراد می‌رسد، به این منظور لازم است اطلاعات اولیه شامل نام و نام خانوادگی، شماره پرسنلی، کد شناسایی (کد شناسایی شماره ایست که فرد را به دستگاه حضور و غیاب می شناساند) با استفاده از این کد است که ترددهای اشخاص در دستگاه حضور و غیاب مشخص شده و درنهایت گزارش‌های هر فرد از دیگری تفکیک شده و قابل مشاهده می‌گردد. معمولاً پیشنهاد ما این است که این کد از ۱ تعریف شده و به ترتیب اضافه گردد. تفاوت کد شناسایی و کد پرسنلی در آن است که کد پرسنلی عددی است یکتا که در هر سازمان به کارمندان اختصاص پیدا می‌کند تا در سامانه‌های منابع انسانی و پرسنلی به آن شماره رجوع شود و می‌تواند کدینگ خاص هر سازمان را در خود نهفته داشته باشد و هر یک از اعداد آن در کدینگ سازمان معنا و مفهوم خاص خود را را دارا  باشد حال آنکه کد شناسایی تنها وظیفه دارد که فرد را به دستگاه حضور و غیاب  معرفی کند لذا لازم به یادآوری است که این کد می‌تواند با کد پرسنلی یکسان باشد ولی این مسأله الزامی نیست.

به منظور وارد نمودن اطلاعات تکمیلی در مورد پرسنل می‌توان از تب‌های جداگانه‌ایی که در نرم افزار قرار گرفته استفاده کرد، برای مثال در تب اطلاعات شخصی اطلاعات جزئی‌تر مانند شماره شناسنامه، تارخ تولد ، جنسیت، وضعیت تاهل و غیره را ثبت نمود. در تب اطلاعات استخدامی می‌توان نوع استخدام هر فرد را بر اساس گزینه‌های متنوع موجد مشخص نمود همچنین می‌توان محل خدمت افراد و پست سازمانی که فرد بر عهده دارد را در تب اطلاعات استخدامی ثبت و نگهداری کرد.

لازم به ذکر است که پر کردن این اطلاعات ممکن است بعداً در گزارش‌ها کاربرد داشته باشد، چرا که این امکان وجود دارد که با توجه به این اطلاعات فیلترهایی به منظور گزارش گیری طراحی و در گزارشات مورد استفاده قرار گیرد. برای مثال می‌توان گزارشی بر اساس افرادی که جنسیت آن ها مرد است، شماره شناسنامه آن ها با ۳ شروع می‌شود، نوع استخدام آن‌ها رسمی بوده و یا مجرد هستند و غیره، تهیه شود. این امکانات می‌تواند برای ایجاد گزارشات تحلیل برای واحدهای اداری سازمان‌ها بسیار مفید باشد.

در صورت قطع همکاری با پرسنل می‌توان از  گزینه ترک کار را در نرم افزار استفاده نمود با فعال کردن این گزینه در مورد هر فرد، با اینکه اطلاعات مربوط به سوابق فرد در نرم افزار حفظ می‌گردد ولی در گزارشات دیگر در مورد این فرد محاسبه‌ایی صورت نگرفته و از لیست افراد گزارشات حذف می‌گردد و تنها در صورتیکه تنظیمات خاصی در نرم افزار لحاظ گردد امکان دسترسی به اطلاعات این دسته از افراد میسر می‌گردد.

شیفت‌ها و گروه‌ها

در تب شیفت‌ها و گروه‌ها می‌توان شیفت هر فرد را به ایشان انتساب داد و و در صورت لزوم گروهی که فرد به آن منتسب شده است را ویرایش نمود، همچنین این امکان فراهم است که گروه‌های تفصیلی و زیرگروه ایجاد نمود و افراد را به آنها منتسب کرد. برای مثال می‌توان در نظر گرفت که در این قسمت می‌توانی زیر گروه‌هایی به نام شهرستان‌ها ایجاد نمود و یا در ذیل یک گروه، گروه دیگری که زیر مجموعه گروه اصلی است ایجاد نمود برای مثال می‌توان در ذیل گروه مالی و اداری  گروه‌هایی مانند حسابداری ، کارگزینی ، انبار و اداری را ایجاد نمود و افراد را به آنها منتسب نمود. همچنین در نظر داشته باشید که از این گروه ها و زیر گروه‌ها می‌توان در ایجاد فیلتر برای گزارشات استفاده نمود.

ضریب‌ها و محاسبات

در تب ضریب‌ها و محاسبات می‌تواند ضرایبی را برای اعمال در ساعات کاری نظیر ضرایب شب کاری، تعطیل کاری و اضافه کار را وارد نمود، لازم به ذکر است در صورت اعمال تنظیمات مربوط به این ضرایب، این ضرایب در گزارشات مربوطه اعمال و نمایش داده می‌شود. نکته مهمی که در این مورد باید توجه داشت این است که این ضرایب در ساعات کارکرد اعمال می شوند و بار ریالی ندارد.

ماموریت

در قسمت افراد تبی برای اعمال تنظیمات دلخواه مربوط به مأموریت‌ها وجود دارد، در این قسمت این امکان مهیا گردیده که علاوه بر تعیین سقف برای مقدار مأموریت‌های ساعتی و روزانه‌، می‌توان تنظیماتی نظیر تأیید خودکار مرخصی ها و ماموریت‌هایی که از طریق دستگاه ثبت شده‌اند به یاد داشته باشید که تایید خودکار تنها برای مرخصی‌ها و ماموریت‌هایی که با ثبت اثر انگشت و استفاده همزمان از کلیدهای عملیاتی مربوطه در دستگاه‌های تولیدی شرکت جهان گستر ثبت شده اند ممکن می‌باشد و یا محاسبه یا عدم محاسبه مأموریت در روزهای تعطیل را انجام داد.

مرخصی

در این بخش کاربران می‌توانند حداکثر میزان استفاده از مرخصی را در طول روز ، ماه و سال تعیین کرد.

اضافه کار

در بخش اضافه کار می‌توان تنظیمات خاص اضافه کار را در نرم افزار اعمال نمود، در این بخش می‌توان شروطی در نظر گرفت تا نرم افزار در صورت محقق شدن آن شروط محاسبات انجام پذیرد، برای مثال می‌توان تنظیاتی اعمال کرد ه اضافه کار قبل از شروع ساعت اداری محاسبه شود و یا محاسبه نشود این تنظیمات برای اضافه کار پایان وقت ادری و خارج از وقت نیز قابل اعمال است ( اضافه کار خارج از وقت اداری زمانی مصداق پیدا می‌کند که فرد از محل کار خود خارج شده و بعد از خروج به منظور انجام اضافه کار مجددا وارد سازمان گردیده است) همچنین می‌توان تنظیماتی اعمال نمود تا اضافه کار در ماموریت و مرخصی ( حتی مرخصی استعلاجی ) و نیز روزهای تعطیل محاسبه گردد.

همچنین این قابلیت وجود دارد که این تنظیمات تنها برای گروه‌های خاصی اعمال گردد و برای سایر گروه‌های کاری اعمال نگردد.

تهاتر

این بخش به منظور تهاتر میزان معینی از کسر کار چه به صورت تأخیر در ورود و یا تعجیل در خروج با اضافه کار ایجاد شده است به این ترتیب که میزان مشخص شده از کسر کار توسط کابر با میزان متناظری از اضافه کار تهاتر گردیده و به جای اعمال کسر کار از میزان اضافه کار فرد کسر می‌گردد.

همچنین در نرم افزارهای جامع و پیشرفته امکان امکان اعمال سقف برای اضافه کار در روزهای مختلف وجود دارد و در صورتیکه میزان اضافه کار افراد از این سقف تعیین شده بگذرد محاسبات بصورت خودکار انجام نمی‌پذیرد و تنها با دسترس کاربر اصلی نرم افزار امکان اعمال این ساعات در محاسبات نرم افزار ممکن می‌شود.

غیبت

در بخش تنظیمات مربوط به غیبت در نرم افزار این امکان فراهم شده است که محاسبات بصورت روزانه و یا ساعتی انجام پذیرد و در گزارشات مربوطه زمان غیبت بصورت ساعت و یلا تلفیقی از ساعت و روز باشد

سایر

در این بخش تنظیمات مربوط به روز کار یا شب کار بودن افراد و یا نحوه برخورد با ترددهای ناقص در نرم افزار قابل تنظیم می‌باشد  .همچنین سقف کارکرد افراد در طول ماه نیز در این بخش قابل تنظیم است.

دسترسی‌ها

شیفت‌ها

در این قسمت از نرم افزار امکانات لازم برای تعریف ساعات کاری و شیفت‌ها و ویرایش شیفت‌های پرسنل در اختیار کاربران قرار گرفته است. زیر منوهای موجود به شرح زیر است:

• تب تعریف ساعات کاری : در این قسمت امکانات لازم برای ایجاد ساعات کاری قرار گرفته است، باید توجه داشت که ساعات کاری تفاوت مهمی با شیفت دارد به این معنی که به ترکیب ساعات کاری در روزهای مختلف تقویم شیفت گفته می‌شود. در تب تعریف ساعات کاری کاربران می‌توانند ساعات مقرر ورود و خروج میزان فرجه و شناوری ( با توجه به نسخه نرم افزار)  را تعیین نموده تا از ساعات کاری تعریف شده در تعریف شیفت‌ها استفاده نمود.
• تب ایجاد شیفت: همانطور که در قسمت بالا اشاره شد بعد از تعریف ساعات کاری در تب ساعت کاری می‌توان ساعات تعریف شده را با استفاده از امکانات تب ایجاد شیفت در تقویم گنجانده و شیفت‌های متعدد کاری تعریف نمود.
• تب انتساب شیفت: در این قسمت قابلیت لازم برای انتساب شیفت‌های تعریف شده به پرسنل و گروه‌های کاری وجود دارد. توجه به این نکته لازم است که می‌توان شیفت را به ترکیبی از گروه‌های کاری و افراد منتسب نمود.
• تب ایجاد تقویم: در این قسمت از نرم افزار قابلیت ایجاد تقویم سالیانه د اختیار کاربران قرار گرفته است و به سادگی با انتخاب سال و روز تعطیل هفتگی تقویم سالیانه ساخته می‌شود، لازم به ذکر است سایر تعطیلات رسمی، شمسی و قمری را به سادگی و با کلیک بر روی روزها به تقویم اضافه نمود و در نهایت با ذخیره تقویم ساخته شده در آدرسی دلخواه در رایانه ، از تقویم ساخته شده در انتقال شیفت‌ها به سال بعد استفاده نمود.

در ادامه بصورت مختصر به شیوه تعریف ساعات کاری و شیفت در نرم افزار پرداخته می‌شود:

تعریف ساعات کاری:

باید توجه داشت که ساعت کاری تعطیل که به منظور استفاده در روزهای تعطیل به صورت پیش فرض در نرم افزار قرارداده شده است، قابل ویرایش نمی‌باشد.

در مورد ساعات کاری برای روزهای غیر تعطیل پارامترهای اصلی شامل زمان ورود و زمان خروج  نام ساعت کاری و علامت اختصاری  بصورت اجباری باید تعریف شود. علامت اختصاری که شامل یک حرف  انگلیسی یا فارسی و یا یکی از علائم می‌باشد و ساعت کاری در نرم افزار با این علامت اختصاری نمایش داده می‌شود.

در این قسمت از نرم افزار علاوه بر تعریف پارامترهای اولیه می‌توان زمان شناوری و یا ساعات کاری دو تکه را زمان آغاز محاسبه اضافه کار را تنظیم نمود (با توجه به نسخه و امکانات نرم افزار ) همچنین می‌توان تنظیمات مربوط به شمول غذا برای ساعت کار را نیز انجام داد.

در خصوص ساعات کاری دوتکه لازم به ذکر است که باید دو ساعت با عناوین ورود اول و ورود دوم و خروج اول و خروج دوم تعریف نمود به این ترتیب می‌توان فاصله بین دو قسمت ساعت را تعریف نمود و برای هر قسمت می‌توان فرجه و …. بصورت جداگانه تعریف کرد.

همچنین می‌توان با استفاده از امکانات نرم افزار ساعات کاری،  شب کار  و شیفت‌هایی که در یک روز آغاز و در روز بعد به پایان می‌رسند را تعریف نمود. از جمله این نوع ساعات کاری می‌توان به ساعت کاری نگهبانی که ۲۴ ساعت در محل کار حضور دارند و یا ساعات کار پرستاری نام برد.

بعد از تکمیل اطلاعات مربوط به ساعات کاری نوبت به چیدمان ساعات کاری در تقویم و ایجاد شیفت کاری می‌رسد. در این مرحله لازم است تا به هر روز در تقویم کاری یک نوع از ساعت کار را تخصیص داد و با تکیل چیدمان  ساعات کاری شیفت‌های کاری شکل می‌گیرد.

با توجه به عملکرد قسمت شیفت‌ها در صورتیکه  با چیدمان یک هفته از شیفت، نرم افزار بصورت خودکار چیدمان هفته را برای تمام سال تکرار می‌کند، در عین حال این امکان وجود دارد که به هر روز بصورت دلخواه ساعت کاری جداگانه‌ایی اختصاص داد. در نرم افزار امکان انواع شیفت‌های گردشی با دوره‌های تناوب دلخواه جود دارد.

برای مثال می‌توان شیفت‌های نگهبانی بصورت یک هفته صبح کار، یک هفته عصر کار و یک هفته شب کار ایجاد کرد.

شیفت ویژه ماه مبارک رمضان

در نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز به منظور تعریف شیفت ماه مبارک رمضان کافیست تا ساعت کار خاص این ماه را تعریف نموده و با انتخاب روزهای ماه مبارک در تقویم ساعت کاری تعریف شده را به روزهای مشخص شده انتصاب داد.

ویرایش شیفتها:

به منظور ویرایش شیفت‌ها در نرم افزار کافیست از منوی اصلاح شیفت بازه زمانی مورد نظر را انتخاب و نسبت به ویرایش شیفت اقدام نماییم.

تنظیمات

منوی بعدی که مورد بررسی قرار می‌دهیم منوی تنظیمات است در این بخش که طبیعتا بعد از تکمیل اطلاعات پایه ساعات کارکرد و افراد، گروه‌ها و شیفت‌ها مورد استفاده قرار خواهد گرفت. این منو مختص انجام تنظیمات دستگاه و تنظیمات ارتباط با دستگاه است.

در این قسمت از نرم افزار با توجه به دستگاه انتخابی توسط کاربر امکانات متناسب با دستگاه انتخابی فعال گردیده و با توجه به قابلیت‌های سخت افزاری می‌توان از این امکانات استفاده نمود. بطور مثال در صورتی‌ که از دستگاه‌های تشخیص چهره و یا رادن استفاده نمایید می‌توانید نسبت به انتقال آثار انگشت و چهره از یک دستگاه به سایر دستگاه‌ها اقدام نموده و یا اطلاعات مربوط به کارت‌های مورد استفاده پرسنل را به سایر دستگاه‌های مشابه انتقال داد. همچنین با توجه به نوع دستگاه با استفاده از قابلیت‌هایی که در نرم افزار پیش بینی شده است، می‌توان کلیدهای عملیاتی روی دستگاه را فعال یا غیر فعال نمود.

بکاپ گیری خودکار

در این قسمت از نرم افزار امکان تنظیم زمانبندی بکاپ‌گیری خودکار برای کاربران فراهم شده است این قابلیت در واقع به بانک اطلاعاتی این امکان را می‌دهد تا در زمان‌هایی که تعیین می‌گردد اقدام به بکاپ‌گیری خودکار از اطلاعات نرم افزار نماید. در صورتی‌ که این تنظیمات انجام پذیرد بکاپ‌گیری فارغ از اینکه از نرم افزار استفاده می‌شود یا خیر انجام می‌گردد .

بهینه‌سازی اطلاعات

در این قسمت از نرم افزار امکان انجام تنظیمات مربوط به حذف فایل‌هایی که بصورت لاگ و یا نسخه‌های اطلاعات پشتیبان که زمان زیادی مورد استفاده نبوده و نسخه‌های جدیدتری از آنها موجود است مورد استفاده قرار می‌گیرد. این گزینه به پاک سازی اطلاعات اضافه و قدیمی کمک می‌نماید و موجب می‌شود حجم این اطلاعات زیاد نشده و عملکرد سامانه را تحت تأثیر قرار ندهد.

مدیریت سیستم

این قسمت مدیریت اطلاعات کاربر نرم افزار را بر عهده دارد و با استفاده از این منو می‌توان نام کاربری و رمز عبور کاربر را تغییر داد . طبیعتا بعد از تغییر اطلاعات کاربری ورود به نرم افزار تنها با ورود اطلاعات جدید ممکن خواهد بود.

پشتیبان‌گیری به صورت دستی

در این قسمت از نرم افزار قابلیت پشتیبان‌گیری بصورت دستی وجود دارد با اعمال پشتیبان گیری در این منو نرم افزار در محل قرارگیری ریشه اصلی نرم افزار (source) یک پوشه جدید به نام backup ایجاد نموده و در فایل پشتیبان را بادرج تاریخ و ساعت در آن پوشه ذخیره می‌نماید. همانطور که قبلا اشاره شد امکان انجام تنظیمات به منظور پشتیبان‌گیری خودکار نیز در نرم افزار وجود دارد.

ماموریت و مرخصی روزانه

در بخش مرخصی و مأموریت امکاناتی قرار گرفته است ارتباط مستقیم با نتایج گزارشات سیستم دارد به این معنی که در صورت عدم تایید مرخصی‌ها و مأموریت‌ها از طریق امکانات این قسمت از برنامه عملا نتایج گزارشات دچار تغییرات جدی خواهد شد. همانطور که از نام اسن بخش بر می‌آید در این قسمت احکام مربوط به مأموریت‌ها و مرخصی‌های اشخاص توسط کاربر اصلی سیستم تایید یا رد می‌گردد و نتایج حاصل از تایید و یا درج غیبت بجای آیتم مرخصی یا مأموریت بصورت مستقیم در نتایج گزارشات تأثیر گذار است.

با ورود به این بخش مشخص می‌گردد که بعد از انتخاب هر فرد می‌توان بازه زمانی مورد نظر برای درج مأموریت و یا مرخصی را برای فرد انتخاب نموده و هر یک از گزینه‌های مرخصی و مأموریت را انتخاب کرده و در بازه زمانی انتخاب شده درج نمود. با تأیید این آیتم‌ها قوانین مرتبط با هر یک از آنها برای محاسبه زمان مشخص شده اعمال می‌گردد و نتایج در گزارشات نرم افزار قابل روئیت خواهد بود. لازم به ذکر است که روزهایی که فرد در آن ترددی ندارد می‌تواند یکی از حالات مرخصی، مأموریت، غیبت و یا تعطیل باشد و با توجه به هر یک از این حالات نرم افزار محاسبات خود را با استفاده از قوانین هر یک از این حالات انجام خواهد داد.

اصلاح ورود و خروج‌ها

در این قسمت از نرم افزار علاوه بر امکان مشاهده کلیه تردد های دریافت شده از دستگاه می‌توان عملیاتی نظیر ویرایش ، حذف و یا ایجاد تردد را انجام داد. باید توجه داشت که کلیه عملیاتی که در این بخش بر روی اطلاعات انجام گردد بصورت لاگ در نرم افزار ذخیره شده و در صورت نیاز می‌توان به این اطلاعات در آینده دسترسی داشت اگرچه که بعد از انجام عملیات ویرایش و یا افزودن یا حذف کردن این عملیات در ترددها با نمایش داده‌ها قبلی با علائم مشخص نیز قابل رد یابی و روئیت خواهد بود.

ثبت گروهی ورود و خروج‌ها

با استفاده از امکانات این بخش از نرم افزار امکان ویرایش گروهی ترددها و ثبت گروهی مأموریت و مرخصی نیز وجود دارد. البته لازم به توجه است که در اعمال ویرایش و یا ثبت گروهی زمان ترددها برای تمام گروه انتخابی یکسان خواهد بود و در صورت نیاز به ثبت ساعات تردد متفاوت برای افرا این کار باید بصورت تک تک انجامک پذیرد.

اصلاح ورود و خروج بر اساس نظر مدیر

از جمله امکانات دیگری که در نرم افزار قابل دسترسی است منوی ویرایش ورود و خروج بر مبنای نظر مدیر می‌باشد. به این ترتیب اگر با استفاده از این امکان مقداری برای اضافه کار، مرخصی، مأموریت و یا هر آیتم دیگری ثبت گردد در گزارش نهایی این مقادیر در نظر گرفته خواهد شد. برای مثال در شرایطی که مدیر مجموعه می‌خواهد مقادیر مشخصی اضافه کاری به عنوان پاداش برای پرسنل در نظر بگیرد و یا غیبت‌های فردی را نادیده تلقی نماید می‌توان از این امکان استفاده نمود.

محاسبات مانده مرخصی ، انتقال و بازخرید مرخصی

اگر چه امکان محاسبه میزان مرخصی در ماه در تمام نسخه‌های نرم افزار وجود دارد، امکان محاسبه مانده مرخصی سالیانه تنها در نسخه جامع نرم افزار در دسترس می‌باشد، این قابلیت بیشتر برای سازمان‌های بزرگ که تعداد پرسنل آنها زیاد است اهمیت می‌یابد. برای استفاده از این امکان لازم است تا مشخص شود هر روز مرخصی چند ساعت محاسبه شود و سقف مرخصی در سال چه مقدار می باشد. همچنین این امکان وجود دارد که میزان سقف ماهانه مرخصی برای هر ماه بصورت جداگانه مشخص و قابل استفاده باشد. به این ترتیب نرم افزار به منظور محاسبه مانده مرخصی سالیانه میزان سقف ماهانه را به ازاء هر ماه با هم جمع نموده و میزان استفاده شده ( تایید شده) مرخصی را برای هر نفر در سال از سقف سالانه کم کرده و نتایج در گزارش مانده مرخصی نمایش می‌دهد.

در این بخش از نرم افزار امکانات لازم برای انتقال مانده مرخصی هر فرد به سال بعد در نظر گرفته شده است. همچنین میزان مرخصی قابل انتقال به سال بعد در این بخش قابل تعیین می‌باشد. و مقدار مرخصی که باید بازخرید شود نیز در این بخش مشخص می‌گردد.

دریافت اطلاعات از حافظه جانبی

امکانات این بخش از نرم افزار تنها برای مشتریانی قابل استفاده است که از دستگاه‌هایی که قابلیت اتصال به فلش مموری دارند استفاده می‌کنند. در این بخش، نوع اطلاعاتی که از حافظه جانبی فراخوانی باید شود مشخص شده مانند ترددها و یا آیتم‌های دیگر تا با اتصال حافظه جانبی به کامپیوتر ، نرم افزار اطلاعات را از حافظه جانبی دریافت نموده و مانند اطلاعاتی که از دستگاه دریافت کرده باشد بر مبنای آن محاسبات مربوط به حضور و غیاب را انجام می‌دهد. این امکان می‌تواند برای مشتریانی که ارتباط شبکه و یا مستقیم با محل دستگاه ندارند بسیار گره گشا باشد.

گزارشات

باید گفت عملکرد کل سامانه حضور و غیاب در گزارشات تبلور می‌یابد به این معنی که اگر تمام اجزاء سامانه به شیوه مطلوب کار کنند ولی سامانه فاقد گزارشات لازم باشد عملا نمی‌توان از سامانه استفاده کافی برد.
در قسمت گزارشات عمومی نرم افزار گزارشات کلی را به کاربران ارائه می‌نماید از جمله این گزارشات می توان به لیست افراد، کل ورود و خروج‌ها و مواردی اینچنینی اشاره کرد.
گزارشاتی که شاید اهمیت بیشتری داشته باشند را می‌توان در تب گزارشات کارمندی یافت اگر چه که با توجه به نسخه نرم افزار دسترسی به این گزارشات متفاوت می باشد اما گزارشات کارکرد و کارکرد به تفکیک روز در تمام نسخه های نرم افزار در سترس کاربران می‌باشد. باید توجه داشت که این دو گزارش در حقیقت شامل کلیه آیتم‌های حضور و غیاب پرسنل در ماه می‌باشند و مقادیر مجموع تأخیر، غیبت، تعجیل ،مأموریت مرخصی و اضافه کار را بصورت تجمیعی برای تمام پرسنل در اختیار می‌گذارند.